Wie professionelle Besprechnungen Entscheidungen beeinflussen
In diesem Beitrag erfahren Sie was der SAP Digital Boardroom ist, wofür er eingesetzt wird, unser Best Practice in der Anwendung und die Vorteile & Nachteile.
Inhaltsverzeichnis
Was ist der SAP Digital Boardroom?
Der SAP Digital Boardroom ist ein Add-on für die SAP Analytics Cloud (SAC), mit dem Daten auf meistens drei Bildschirmen gleichzeitig dargestellt und damit interaktiv gearbeitet werden kann. Die Idee des SAP Digital Boardrooms ist es, alle für die Geschäftsführung bzw. die Vorstände (Englisch: „Board“) wichtigen Informationen online zugreifbar zu machen und sie optisch ansprechend darzustellen. Darüber hinaus sollen Datenbasierte-Fragestellungen (Szenarien, What-If, Datendetails etc.) direkt beantwortet werden können.
Wofür wird der SAP Digital Boardroom eingesetzt?
Für effektivere Präsentationen und Besprechungen. Mit dem SAP Digital Boardroom besteht der direkte Zugriff auf Datenquellen in Echtzeit statt der ansonsten häufig genutzten statischen Präsentationen.
Durch den SAP Digital Boardroom können in einer Besprechung datenbasierte Entscheidungen getroffen werden. Das Ergebnis: Durchdachtere Entscheidungen basierend auf dem aktuellen Unternehmensgeschehen und der Prognose durch Simulation von verschiedenen Szenarien.
Folgende Aufgaben übernimmt der SAP Digital Boardroom im Detail:
- Entscheidungsfindung
Datenbasierte Entscheidungen innerhalb einer Besprechung - Berichterstattung & Präsentation sowie Echtzeit-Datenvisualisierung
Die Hauptaufgabe des SAP Digital Boardrooms ist es, die Unternehmenszahlen in Form von Berichten und möglichst interaktiven Dashboards übersichtlich darzustellen. In der deutschsprachigen SAP Analytics Cloud werden diese Berichte „Präsentationen“ oder „Digital-Boardroom-Präsentationen“ genannt.
- Szenarioanalysen
Szenarien und Prognosen können nicht nur starr angezeigt werden, sondern im Rahmen der Besprechung angepasst und die Auswirkungen von Entscheidungen auf Budgetierungen und Planungen abgeschätzt werden.
- Zusammenarbeit der Entscheider
Das integrierte Collaboration Tool ermöglicht den Austausch über die Besprechung hinaus mit der Steigerung der Wahrscheinlichkeit für eine zeitnahe Entscheidung - Dokumentation der Entscheidungen
Mit dem SAP Digital Boardroom können die getroffenen Entscheidungen direkt gespeichert werden. Hierbei werden die Entscheidungen je Agendapunkten notiert.
Was sind die Voraussetzungen für den SAP Digital Boardroom?
Der essenzielle Faktor für die Anwendung des SAP Digital Boardrooms ist die abgestimmte Datengrundlage. Der wirksame Einsatz des Boardrooms ist dann gegeben, wenn externe und interne Daten fehlerfrei integriert werden können. Dies wiederum führt zu einer hohen Qualität der Daten und damit einer guten Basis für Entscheidungen.
Bei einer nicht ganzheitlich Business Analytics Strategie wird die fehlende Harmonie der Daten durch unterschiedliche Kennzahlen, Berichte und weiteren Definitionen zu Konflikten führen.
Technisch setzt der SAP Digital Boardroom auf der SAP Analytics Cloud auf, sodass auch diese mindestens mit der Minimallizenz vorhanden sein muss. Dies ist allerdings bei der Lizenzierung durch die SAP sowieso eine Voraussetzung.
Darüber hinaus können die wirklichen Vorteile des SAP Digital Boardrooms gegenüber einer einfachen Storyansicht nur genutzt werden, wenn mindestens 3 große Bildschirme eingesetzt werden. Idealerweise handelt es sich hierbei um Touch-Bildschirme, sodass die interaktiven Funktionen direkt am Gerät genutzt werden können. Der SAP Digital Boardroom ist speziell für die Touchbedienung optimiert.
Die Anwendung im Schnelldurchgang
Folgende Schritte ermöglichen die Benutzung des Boardrooms.
- Lizenz
Eine Lizenz für die SAP Analytics Cloud sowie den Digital Boardroom müssen vorhanden sein und die SAP Analytics Cloud Lizenz den zukünftigen Nutzern zugewiesen sein. - Zugriffsrechte auf die SAP Analytics Cloud, den Digital Boardroom und die Daten
Die zukünftigen Nutzer müssen ebenso über passende Zugriffsrechte verfügen wie die Entwickler: ohne diese kann kein Boardroom erstellt oder genutzt werden. Die Zugriffsrechte beinhalten einerseits den grundsätzlichen Zugriff auf Digital Boardrooms und den konkreten Zugriff auf die relevanten Daten. - Stories als Basis für den Digital Boardroom
Dashboards im Boardroom werden auf Basis von Stories erstellt. Zu beachten gilt es dabei, dass der Boardroom in aller Regel von der obersten Managementebene genutzt wird. Hier besteht der Anspruch von korrekten Daten in einer perfekten Darstellung. Deshalb sollten möglichst responsive Seiten genutzt werden, da diese sich automatisch an die Bildschirmgröße des Endgerätes anpassen. Canvas-Seiten sollten nur genutzt werden, wenn die genutzten Endgeräte bekannt sind oder zumindest eine flexible Skalierung integriert wird.
Bei der Erstellung der Stories ist weiterhin die Tatsache zu beachten, dass in der praktischen Nutzung ein bis drei Bildschirme eingesetzt werden. Üblich ist das Set-up aus drei interaktiven Touch-Bildschirmen.
- Daten auswählen
Im erstellten Digital Boardroom können alle in der SAP Analytics Cloud verfügbaren Datenquellen ausgewählt werden. Bewährt hat sich eine Übersicht der wichtigsten Kennzahlen (KPIs, Key Performance Indicators) aus den verschiedenen Bereichen des Unternehmens auf der ersten Seite sowie eine Reihe von weiteren Detailseiten. - Visualisieren der Daten innerhalb der Stories
Mit Diagrammen, Tabellen, Karten und weiteren Visualisierungselementen können die KPIs zum Ausdruck gebracht werden. Wir empfehlen den Fokus der Darstellung auf visuellen Elementen wie Diagrammen und Karten zu legen, weniger auf Tabellen. - Interaktionen in die Stories einfügen
Durch Filter, Drill-Down Optionen und weiteren Elementen können Interaktionen mit den Daten erstellt werden. - Speichern und Freigaben verwalten
Wenn die Story fertig erstellt worden ist, folgt das Speichern. Damit die Story von den späteren Nutzern geöffnet werden kann, muss diese entweder manuell freigegeben werden oder (besser) in einem Ordner gespeichert werden, auf den die Nutzer Zugriff haben.
- Daten auswählen
4. Agenda oder Dashboard erstellen
Für ein konkretes Vorstandstreffen kann im Vorfeld in der SAP Analytics Cloud eine Agenda erstellt werden. Zu jedem Agendapunkt werden anschließend passende Stories oder einzelne Seiten hiervon zugeordnet, sodass später von der Agenda zu den einzelnen Dashboards gesprungen werden kann. Zusätzlich können Navigationswege und (kleinere) Designanpassungen vorgenommen werden.
Eine Agenda ist die Voraussetzung, um Entscheidungen im Meeting dokumentieren zu können.
Alternativ kann statt einer Agenda ein SAP Digital Boardroom Dashboard erzeugt werden. Auch dieses besteht aus einzelnen Stories (oder anderen Digital Boardroom Dashboards) und hat eine Struktur von aufeinanderfolgenden Themen.
5. Kommentare in die Stories einfügen
In der SAP Analytics Cloud und damit auch im Digital Boardroom können Kommentare zu einzelnen Kennzahlen oder dem gesamten Dashboard hinzugefügt werden. Im Rahmen der z. B. monatlichen Aufbereitung der Zahlen können solche Kommentare von den Fachbereichen für den Vorstand ergänzt werden. Die Bedeutung und Geschichte hinter den Daten sind damit nachvollziehbar für teilnehmende Personen in der Besprechung.
Tipps und Tricks zum Digital Boardroom: Erfahrungsbericht
Wie bereits oben angedeutet, ist der Digital Boardroom den klassischen SAP Analytics Cloud Stories nur dann überlegen, wenn man die zusätzlichen Funktionen nutzt. Dies bedeutet insbesondere die gleichzeitige Darstellung auf drei interaktiven Bildschirmen.
Selbstverständlich müssen die Stories passenden Seiten enthalten, sodass die drei Bildschirmen einen Vorteil bieten. Üblich ist z. B. in der Mitte die wichtigsten Daten als Dashboard darzustellen und links und rechts zusätzliche Details oder Szenarien. Da im Digital Boardroom Designer durchaus Seiten aus verschiedenen Stories vermischt werden können, muss nicht in einer konkreten Story je der drei im Boardroom anzuzeigenden Seiten vorhanden sein.
Es hat sich deshalb durchaus bewährt, das Rad nicht neu zu erfinden und eben nicht jede Story explizit für den Digital Boardroom neu zu erstellen.
Trotzdem ist der Digital Boardroom die „Königsdisziplin“; nicht, weil ein Boardroom-Dashboard schwer zu erstellen ist, sondern weil die Anforderungen dieser Nutzergruppe – Geschäftsführung oder Vorstände – hohe Ansprüche haben.
Deshalb sollten nicht nur die grundlegenden Dinge wie hohe Datenqualität und -aktualität sowie fachlich abgestimmte Kennzahlen und Berichte geklärt sein. Darüber hinaus sollte breites SAP Analytics Cloud Wissen im Unternehmen oder durch externe Berater vorhanden sein sowie mindestens erste ansprechende Stories genutzt werden.
Die Erstellung der konkreten Dashboards für den Vorstand bedarf dann auch deren Mitwirkung und damit Zeit, um im Termin einen wirklichen Mehrwert zu bieten. Typische Fragen sind hierbei zum Beispiel:
- Welche Geschichte soll mit der Analyse erzählt werden?
- Wer ist am Meeting beteiligt und hat welchen Informationsbedarf?
- Welche Fragestellungen müssen beantwortet werden?
Zuletzt empfehlen wir SAP Digital Boardrooms auf Basis einer Agenda zu erstellen: Sie bieten alle Funktionen eines reinen SAP Digital Boardroom Dashboards, ergänzen dies aber um zusätzliche Funktionen, wie die Dokumentation der Ergebnisse.
Was sind die Vorteile und Nachteil des SAP Analytics Cloud Boardrooms im Vergleich zu klassischen Stories?
Grundsätzlich kann ein Vorstand anstatt mit dem SAP Digital Boardroom, auch mit den üblichen SAP Analytics Cloud Stories arbeiten. Selbstverständlich kann man in Stories ebenfalls eine sinnvolle Startseite / Übersicht erstellen und auch eine Navigation zwischen Stories ermöglichen. Deshalb haben wir uns hier auf die reinen Vor- und Nachteile beschränkt, die direkt mit dem SAP Digital Boardroom zusammenhängen.
Vorteile
- Mehr Übersicht über die Daten durch die einfache Nutzung von drei Bildschirmen
- Optimierung für die Touchbedienung
- Aus unterschiedlichen Stories kann eine zusammenhängende Präsentation mit nützlicher Navigation erstellt werden. Es ist nicht notwendig einzelnen Stories separat zu erstellen. Es können bestehende Stories – oder einzelne Seiten davon – wiederverwendet werden.
- Integrierte Unterstützung zur Dokumentation der Entscheidungen
Nachteile
- Zusätzliche Lizenzkosten
- Potenziell zusätzliche Hardwarekosten (große Touch-Bildschirme)
- Aktuell können nur klassische Stories eingebunden werden
Gerade den letzten Punkt sehen wir sehr kritisch: Die Story 2.0 (SAP-Bezeichnung: „optimiertes Entwurfserlebnis“) ist so viel besser als die klassische Version, dass wir die Verwendung klassischer Stories nicht mehr empfehlen können.
Zusammenfassung
Der SAP Digital Boardroom bietet Geschäftsführern und Vorständen die Chance, Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zu treffen. Gegenüber reinen SAP Analytics Cloud Stories ist insbesondere die Touchbedingung auf drei großen Bildschirmen hervorzuheben.
Das Top-Management wird aber nur dann den SAP Digital Boardroom nutzen, wenn damit schnell ihre Fragen beantworten werden. Das erfordert wiederum vorab: Hohe Datenqualität und -aktualität sowie fachlich abgestimmte Kennzahlen und performante, interaktive und ansprechende Berichte.
- SAP Analytics Cloud Digital Boardroom ☁️ Professionelle Besprechungen
- Allgemein
- Denis Titho
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Denis Titho ist SAP Analytics Cloud Experte. Über 20 Jahre an Erfahrungswerten bei Unternehmensberatungen und IT-Unternehmen, lassen ihn die Möglichkeiten von souveränen, datenbasierten Entscheidungen bestens wissen. Er ist überzeugt, dass Erkenntnisse aus den eigenen Unternehmenszahlen gepaart mit datenbasierten Entscheidungen die Zukunft eines Unternehmens erfolgreich gestalten lässt.
Zuletzt aktualisiert am 28. Juli 2024
