SAP Analytics Cloud ☁️ Excel Add-In

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In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Excel und die SAP Analytics Cloud ein starkes Team sind, wie sie von dem Excel Add-In profitieren und welche Vorteile und Nachteile sie erwartet. Abschließend gehen wir auf die Anwendung und Neuerungen ein.

Wie Sie Excel & die SAP Analytics Cloud zusammen nutzen.

Microsoft Excel ist in allen Industrien das führende Tabellenkalkulationsprogramm. Für Analysen und sämtliche Reporting Aufgaben ist es das Tool bei Anwendern häufig die erste Wahl. Laut einer Studie von Statista nutzen 85 % der deutschen Unternehmen Microsoft Office Programme. Trotz der Innovationen in Business Intelligence und Analytics ist Excel in vielen Unternehmen unverzichtbar. Hauptgrund dafür ist die große Bekanntheit und die Benutzerfreundlichkeit von Excel, das mit einem einfachen Interface von vielen Mitarbeitern bedienbar ist. Deshalb wünschen auch viele SAP Analytics Cloud Anwender, dass Daten in Excel zur Verfügung gestellt werden. Die Lösung hierfür ist das SAP Analytics Cloud Excel Add-In. Im kommenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die SAP Analytics Cloud und Excel zu einem starken Team vereinen.

Warum das SAP Analytics Cloud Excel Add-In die bessere Wahl als Analysis for Office ist

Als SAP Analytics Anwender kennen Sie vielleicht Analysis for Office (kurz „AfO“ oder hier konkret „Analysis for Microsoft Excel“). AfO ist ebenfalls ein Excel Add-In und zweifelsohne ein ausgezeichnetes Tool, um in Excel Daten aus dem SAP Business Information Warehouse (SAP BW) oder SAP Business Objects (SAP BO) darzustellen. Da die SAP AfO ursprünglich erweitert hatte, um auch Daten aus der SAP Analytics Cloud anzeigen zu können, stellt sich unweigerlich die Frage, warum es mehrere Add-Ins gibt und welches Sie verwenden sollten.

Wenn Sie primär Daten aus dem SAP BW / BO darstellen wollen, ist AfO das Tool der Wahl. Wenn Sie hingegen Daten aus der SAP Analytics Cloud in Excel nutzen wollen, empfehlen wir das neue Analytics Cloud Excel Add-In „SAP Analytics Cloud for Office“ (manchmal auf „SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Office“). Gegenüber Analysis for Office bietet es folgende Vorteile:

  • Es können Daten aus klassischen und neuen Modellen angebunden werden (AfO: nur klassische Modelle). Da neue Modelle viel mehr Funktionalität bieten und wir deshalb dringend zum Einsatz neuer Modelle raten, ist schon dies der Hauptgrund für das neue SAP Analytics Cloud Excel-Add In.
  • Das alte AfO Add-In ist ein klassisches COM-Add-In. Microsoft arbeitet aktiv daran, diese alte Technologie abzulösen, sodass hier von einem baldigen Supportende ausgegangen werden kann. Darüber hinaus sind COM-Add-Ins nur in der Desktop-Version von Excel nutzbar, nicht im Browser mittels Excel-Online.
  • Da das neue SAP Analytics Cloud Excel Add-In über den Microsoft Office Store installiert wird, werden hierüber automatisch Updates verteilt. Der Aufwand für das manuelle Vorbereiten von Installationspaketen im Unternehmen entfällt somit.

Obwohl SAP Analysis for Office – beim Zugriff auf klassische SAC Modelle – aktuell noch einige zusätzliche Funktionen bietet, empfehlen wir deshalb trotzdem das neue SAP Analytics Cloud Excel Add-In.

Die Installation des SAP Analytics Cloud Excel Add-Ins

Zur Installation des Add-Ins suchen Sie im Microsoft Office Store (“AppSource”) nach „SAP Analytics Cloud for Office“. Sie gelangen zu der folgenden Seite:

Mit einem Klick auf „Jetzt abrufen“ können Sie – entsprechende Berechtigungen innerhalb von Office 365 vorausgesetzt – das Add-In abrufen und wählen, ob Sie es nur für sich oder eine Gruppe oder alle Benutzer installieren wollen.

Achtung: Seitens Microsoft gibt es die ggf. überraschende Anforderung, dass Add-Ins nur via Microsoft AppSource verteilt werden können, wenn Anwender sowohl Office 365 Lizenzen zugewiesen haben, als auch aktive Exchange Online Mailboxen im Einsatz sind. Gerade letzteres kann im konkreten Unternehmenseinsatz ein Problem sein, da z. B. ein On-Premise Exchange dazu führt, dass man das Add-In nur für alle oder keinen im Unternehmen freigeben kann.

Die Anwendung des SAP Analytics Cloud Excel Add-Ins

Nach der oben genannten zentralen Installation des Add-Ins, erscheint bei allen Anwendern, denen das Add-In zugewiesen ist, beim Start von Excel in der Menüleiste ein Reiter „SAP Analytics Cloud“.  Hierbei ist es egal, ob Excel als Desktopprogramm gestartet wird:

oder im Web:

Mit einem Klick auf den SAP Analytics Cloud Reiter und dort auf den „Anmelden“-Button, erscheint ein Fenster, in dem man (einmalig) den Link zur SAP Analytics Cloud angeben muss. Hier reicht der erste Teil bis „.cloud.sap“, wie z. B. https://titecon-dev.eu10.hcs.cloud.sap

Mit einem Klick auf Starten öffnet sich ohne Single Sign On ein Anmeldefenster, in dem Benutzername/Passwort einzugeben sind. Anschließend können Sie mit der Bearbeitung der Excel Datei mit integrierten SAP Analytics Cloud Daten starten.

Hierbei können Sie u.a. folgende Funktionen nutzen:

  • Tabellarische Anzeige von Daten aus klassischen und neuen Modellen der SAP Analytics Cloud. Hierbei können ähnlich wie in der SAP Analytics Cloud, Filter gesetzt werden und die Dimensionen und Kennzahlen für die Zeilen und Spalten gewählt werden.
  • Excel-Diagramme auf Basis von tabellarischen SAP Analytics Cloud Auswertungen erstellen
  • Bei Planungsmodellen können Daten in Excel zusätzlich geändert und gespeichert („veröffentlicht“) werden. Auch das Ausführen von Datenaktionen ist möglich.
  • Statt tabellarischer Darstellung können Sie auch mittels der Funktion =SAP.GETDATA() in einer einzelne Zelle Daten aus der SAP Analytics Cloud abfragen. Hiermit sind auch sehr komplexe Excel-Konstruktionen möglich.

Im Detail gibt es noch viele Funktionen – wie Hierarchien, Attribute, Skalierungen, Formatierungen etc., die den Rahmen dieses Beitrags sprengen würden. Auch die Einschränkungen – wie z. B. fehlender Zugriff auf Multiaktionen, (fast) keine Live-Datenmodelle – lassen wir hier außen vor: Durch die regelmäßigen Updates durch die SAP, könnten sie schon morgen nicht mehr gelten. Sprechen Sie uns deshalb gerne an, um den aktuellen Stand zu erfahren.

Mit der aktuellen Version lassen sich aber bereits hilfreiche und ansprechende Berichte erstellen, wie das folgende Beispiel zeigt:

Die Vorteile & Nachteile aus unseren Erfahrungswerten

  • Die Vorteile
    • SAP Analytics Cloud Daten sind mit dem Add-in in Excel verfügbar und werden bei Datenänderungen automatisch aktualisiert
    • Anders als bei Analysis for Office können auch die neuen Datenmodelle angebunden werden
    • Durch die Formelfunktion lässt sich jede in Excel mögliche Darstellung erreichen
    • Über SAP Datasphere (ehemals SAP Data Warehouse Cloud) lassen sich auch Live-Daten anzeigen
    • Die Berichte können sowohl in Excel online als auch im Desktop-Programm genutzt werden

 

  • Die Nachteile
    • Die Excel-Datei mit der SAP Analytics Cloud Anbindung muss irgendwo gespeichert werden. Zwar ist eine Speicherung in der SAP Analytics Cloud möglich, jedoch wird dann bei jedem Öffnen eine Excel Datei lokal heruntergeladen. Würde man nun z. B. eine Grafik einfügen, dann ist diese nur in der lokal heruntergeladenen Datei vorhanden. Möchte man die Zusammenarbeit von Office 365 nutzen, müsste man die Excel Datei auf einem OneDrive oder SharePoint ablegen – und ggf. passend berechtigen.
    • Es fehlen noch viele Funktionen, die es in der SAP Analytics Cloud gibt. Als Beispiel sei hier nur das ganze Thema Zusammenarbeit und Kommentare genannt.
    • Aktuell ist Analysis for Office noch das ausgereiftere Produkt. Auch wenn das über die Zeit wechseln wird, fällt dies im Detail doch noch auf.
     

    Die Neuheiten – SAP Analytics Cloud Add-In Roadmap

    Die aktuelle Roadmap können Sie sich – sofern Sie einen SAP Universal Login besitzen – im SAP Road Map Explorer ansehen.

    Mit dem nächsten Update Q4/2023 soll es die folgenden wichtigen Updates geben:

    • SAP BW Live Modelle sollen genutzt werden können
    • PowerUser sollen Berichte erstellen können, bei denen Endanwender keine Änderung der Zeilen-/Spaltenstruktur und der vordefinierten Filter mehr vornehmen können
    • Bessere Filterselektionen: Beim Filtern soll es die Möglichkeit geben, auf Bereiche zu selektieren, wie in der SAC. Außerdem sollen Filterwerte per Copy/Paste ausgewählt werden können.
    • Undo/Redo Unterstützung

    Mit dem Update Q1/2024 können dann – wie in der SAP Analytics Cloud – Dimensionen und Kennzahlen lokal im Excel umbenannt werden. Zusätzlich sollen in der Planung neue Zeilen mit neuen Merkmalskombinationen angelegt werden können.

          Zusammenfassung

    Wenn Sie Daten aus der SAP Analytics Cloud in Excel benötigen, gibt es vier Optionen: Das SAP Analytics Cloud Excel Add-in, Analysis for Office, ein manueller Export einer SAC Tabelle nach Excel oder der periodische, automatisierte Versand von CSV-Dateien. Für einen Live-Zugriff kommen nur die ersten zwei Optionen in Frage. Da Analysis for Office keine Daten aus neuen SAP Analytics Cloud Modellen anzeigen kann, landet man schon zwangsweise beim SAP Analytics Cloud Add-in für Excel.

    In Summe fehlen dem Add-in zwar immer noch einige Funktionalitäten, trotzdem lassen sich bereits jetzt sehr gute Ergebnisse erzielen, weshalb wir das Add-in auch für produktive Kundeneinsätze empfehlen.

    Mit der geplanten Entwicklung der nächsten Versionen wird sich das Einsatzszenario noch weiter verbessern.

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Denis Titho - SAP Analytics Cloud Experte

Denis Titho

Author

Denis Titho ist SAP Analytics Cloud Experte. Über 20 Jahre an Erfahrungswerten bei Unternehmensberatungen und IT-Unternehmen, lassen ihn die Möglichkeiten von souveränen, datenbasierten Entscheidungen bestens wissen. Er ist überzeugt, dass Erkenntnisse aus den eigenen Unternehmenszahlen gepaart mit datenbasierten Entscheidungen die Zukunft eines Unternehmens erfolgreich gestalten lässt.