Deaktivieren von SAC Lizenzen☁️Eine Vereinfachung in der Lizenzverwaltung

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Warum dieser Beitrag zum Thema Deaktivieren von Lizenzen für Sie relevant ist

Das Lizenzmanagement ist eine Herausforderung für Unternehmen, besonders, wenn eine große Anzahl von Mitarbeitern beschäftigt wird. Mit der Funktion “Aktivieren/Deaktivieren” von Benutzern in der Q2/2023-Version der SAP Analytics Cloud (SAC) ist die Verwaltung von Benutzerlizenzen nun einfacher geworden. Aufgrund anderer Änderungen ist diese Funktion aber auch notwendiger geworden. In diesem Beitrag werden wir die Hintergründe dieser Funktion sowie ihre Vorteile und Einschränkungen erläutern.

Warum die Freigabe von SAC Lizenzen jetzt noch wichtiger ist

Wie bereits erwähnt, hatten Benutzer in der SAC bisher nur einen Status: aktiviert. Beim Anlegen eines neuen Benutzers wird abhängig von den zugeordneten Rollen und den darin hinterlegten SAC Lizenzen eine Lizenz verbraucht.

Gleiches gilt für automatische Rollenzuweisungen über ein Identity Provider oder per API: Da die Rollen die SAC Lizenzen beeinflussen, konnte sich ergeben, dass zusätzliche SAC Lizenzen verwendet werden. Hierbei konnte bisher der Fall eintreten, dass mehr SAC Lizenzen vergeben wurden, als verfügbar waren. Selbstverständlich war dieser Zustand bestenfalls kurzfristig erlaubt. Das ist in Produktivsystemen aber häufig (kurzfristig) vorgekommen.

In Zukunft ist dies nicht mehr möglich: Benutzer können nur noch angelegt oder Rollen zugewiesen werden, wenn hierfür ausreichend SAC Lizenzen vorhanden sind.

Wollte man bisher die SAC Lizenz eines Benutzers freigeben, hat es nicht gereicht, alle Rollen zu entfernen: Hier wurde selbst dann noch eine Business Intelligence Lizenz genutzt. Die einzige Möglichkeit die SAC Lizenz freizugeben, bestand darin, das Benutzerkonto zu löschen. Dies führte jedoch zu Komplikationen, da von dem Nutzer erstellte Objekte – wie z. B. Stories oder Datenmodelle – beim Löschen auf genau ein anderes (auswählbares) Konto verschoben wurde. Insbesondere wenn Mitarbeiter das Unternehmen temporär verlassen – z. B. für eine Elternzeit – oder größere Rollenumstrukturierungen vorgenommen wurden, konnten die Administratoren das Konto nicht deaktivieren, ohne wertvolle Daten zu verlieren.

Deaktivieren von Benutzern als bessere Alternative zum Löschen

Durch die neue Möglichkeit Benutzer zu deaktivieren, können
Administratoren die Lizenznutzung nun effizienter kontrollieren. Wenn ein
Benutzer deaktiviert wird, hat dies folgende Auswirkungen:

Deaktivierte Benutzer können sich nicht in der SAC anmelden
Die bisher von dem Benutzer benötigte Lizenz wird freigegeben
Der Inhalt des deaktivierten Benutzers bleibt erhalten

Mit dieser neuen Möglichkeit brauchen Administratoren nicht mehr abwägen, ob es lohnt, typische Anwender-Benutzer zu löschen, anstatt ungenutzte SAC Lizenzen zu behalten. Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, dass wichtige Informationen verloren gehen – alles bleibt während des Aktivierungs-/Deaktivierungsprozesses intakt.

Einschränkungen bei Benutzern mit zeitgesteuerten Events sowie bei API-Nutzung

Neben reinen SAC Anwendern gibt es auch jene Nutzer, die z.B. Datenimporte und -exporte oder Veröffentlichungen eingeplant haben. Deaktiviert man einen solchen Benutzer, dann werden diese zeitgesteuerten Aktivitäten so lange nicht ausgeführt, bis der Anwender reaktiviert wird. Das heißt, für
solche Benutzer ist das Verfahren nicht ohne weitere manuelle Aktivitäten geeignet.

Unabhängig davon können in der SAP Analytics Cloud Benutzer und Rollen – und damit SAC Lizenzen – manuell geändert werden. Zusätzlich gibt es per API über den offenen Standard „System for Cross-domain Identity Management“ (SCIM) die Möglichkeit, Benutzer und SAC Lizenzen zu pflegen.

Leider sieht es das SAC API für die Benutzer-Verwaltung aktuell nicht vor, Benutzer zu deaktivieren oder zu reaktivieren. Diese Möglichkeit soll später implementiert werden. Derzeit gibt es demnach aber keine unterstützte Methode über die API, sodass dies manuell in der SAC geschehen muss.

Kurzanleitung Deaktivierung und Reaktivieren von Benutzern

Nachdem Sie die Möglichkeit zum Deaktivieren/Reaktivieren kennengelernt haben, hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Wählen Sie in Ihrer SAC den Menüpunkt Sicherheit -> Benutzer

2. Wählen Sie den Benutzer, den Sie deaktivieren möchten, aus der Liste aus.

3. Klicken Sie in der Iconleiste über der Benutzertabelle auf die Schaltfläche “Deaktivieren”.

4. Bestätigen Sie den Hinweis mit den Auswirkungen.

Der Benutzer ist nun deaktiviert. Dies wird mit dem folgenden Symbol neben dem Benutzernamen angezeigt:

Eine Reaktivierung erfolgt – ausreichend Lizenzen vorausgesetzt – auf dem gleichen, einfachen Wege.

Zusammenfassend

Mit der Funktion SAC Benutzer zu deaktivieren und reaktivieren können die Lizenzen in der SAC besser genutzt werden. Ungewollte Effekte durch ansonsten notwendiges Löschen von Benutzern können so vermieden werden, sofern man sich auf übliche Anwender beschränkt.

Die fehlende Integration in das SAC SCIM API ist bedauerlich, jedoch kann hier mit einer zeitnahen Lösung seitens SAP gerechnet werden.

Weitergehende Informationen

Mehr Informationen zu dem SAP Analytics Cloud Lizenzmodell erfahren Sie in unserem Beitrag „SAC Lizenzmodell: Vollständige Übersicht“.
Für einen ersten Überblick über das Thema SAC SCIM API empfehlen wir den englischen Blog Artikel „SAP Analytics Cloud User and Team Provisioning SCIM API Best Practices and Sample Scripts”.